Belgeler, standart bir testin yaşam faaliyetine doğrudan uygulanan engellilikle ilgili işlevsel sınırlamaları ele almalıdır. Bunu kolaylaştırmak için, ETS dahil çoğu test kurumu, engellilik belgelerinin önerilen yenilik düzeyine ilişkin yönergeler sunmaktadır. Genel olarak, tüm engellilik kategorileri için, test yapan kişinin uzun süreli engellilik geçmişine dair bilgiler çok önemlidir ve belgeler, engelin mevcut test durumuyla bağlantılı fonksiyonel etkisini doğrulamalıdır. Öğrenme güçlükleri (LD), DEHB veya otizm spektrum bozuklukları (ASD) için, son 5 yıl içinde tamamlanan ve/veya test katılımcısının en az 16 yaşında olduğu tanı değerlendirmesi faydalı olabilir. Psikiyatrik engeller, travmatik beyin yaralanmaları (TBI) ve ilaç veya tedavilerle daha değişken veya değiştirilebilen diğer engeller için, düzenleme talebinin tarihinden itibaren 1 yıl içinde tarihlenen belgeler (yani mektup/rapor) genellikle mevcut test durumunda test sahibinin engellilikle ilgili fonksiyonel sınırlamalarının fonksiyonel etkisini iyi bir şekilde kavrar. Travmatik beyin hasarı, edinilmiş beyin hasarı veya 1 yıldan fazla önce gerçekleşmiş beyin cerrahisi için, olayın gerçekleşmesinden 1–3 yıl sonrasına ait belgeler faydalı olabilir. Eğer engellilik kalıcı bir sağlık veya duyusal bozukluk ise (örneğin, serebral palsi, körlük vb.), nitelikli bir uzman tarafından sunulan gerekçe, genellikle test yapan kişinin mevcut test durumuna ilişkin işlevsel sınırlamalarını yeterince anlamayı sağlar.
ETS, birçok engelli sınav sahibinin katlanmak zorunda kalabileceği nöropsikolojik ve psikoeğitimsel değerlendirmelerin artan maliyeti konusunda endişe ediyor. LD/DEHB çift tanısı olan VDD ve/veya çift tanısı olan test katılımcıları için kapsamlı bir yeniden değerlendirme artık gerekli değildir. Bunun yerine, sınav yapan kişinin aşağıdaki durumlarda bir dokümantasyon güncellemesi yeterli olabilir:
- uzun süredir LD veya LD/ADHD geçmişi vardır (tercihen belgelenmiş olan); ve
- kampüsteki Engellilik/Erişilebilirlik ofisi veya işvereninin İK ofisi aracılığıyla düzenlemeler almıştır. [Lütfen bir sınava giren başka bir standart sınavda (örneğin SAT,® ACT®, GMAT®, LSAT®, MCAT® vb.) uygunluk almışsa, bu ön onayın doğrulanması yeterlidir. Eğer sınav yapan kişi başka bir test ajansının daha önce onayladığı aynı düzenlemeleri talep ediyorsa, yeniden değerlendirmeye gerek yoktur.]
Bir dokümantasyon güncellemesi belirtildiğinde, daha önceki belgeleri güncellenmiş bilgilerle birlikte göndermek genellikle faydalı olur (belgeler 5 yıldan fazlaysa). Güncelleme, engelliliğin akademik performans üzerindeki devam eden etkisini göstermelidir. Zihinsel işlevsellik genellikle yetişkinlikte stabil olduğundan, WAIS veya benzeri bir ölçüt, ilk raporda kapsanan değerlendirmede uygulanmışsa bilişsel bir ölçütün yeniden uygulanması gerekmez. Bir dokümantasyon güncellemesi şunları içermelidir:
- önceki testlerin tarihsel bir incelemesi ve
- engelliliğin akademik performans üzerindeki devam eden etkisini gösteren son bilgiler. Güncellenmiş başarı ve/veya işlem önlemleri faydalı olabilir.